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企業(yè)如何防范死賬爛帳

發(fā)布日期:2018/11/05

  與烘焙業(yè)朋友談及企業(yè)營(yíng)業(yè)收入,朋友們覺得還行;但提及利潤(rùn),他們往往大吐苦水,原因是爛帳、壞帳似乎防不勝防。

  幾乎每個(gè)企業(yè)都有一部分利潤(rùn)淹沒在壞賬里。原本好端端的客戶,因?yàn)楦鼡Q了管理層,新人不理舊賬,待追收時(shí)才發(fā)現(xiàn)原來就沒簽合同,手頭上僅有對(duì)方倉庫搬運(yùn)工簽字簽收的“送貨單”……有的客戶惡意逃賬,以原來公司名義簽合同,積累了相當(dāng)數(shù)額的貨款后來個(gè)“金蟬脫殼”,把負(fù)賬累累的公司丟掉,另設(shè)一間新公司重新經(jīng)營(yíng)……還有的客戶遠(yuǎn)在千里之外,拖欠幾萬元貨款長(zhǎng)期不付,企業(yè)若為追回幾萬元尾款數(shù),勞師襲遠(yuǎn),就算追回貨款,扣除差旅費(fèi)等各項(xiàng)開支后也所剩無幾……

  爛賬,成了企業(yè)經(jīng)營(yíng)的沼澤地。如何防止企業(yè)經(jīng)營(yíng)陷入爛賬的沼澤、有效保護(hù)企業(yè)利潤(rùn)呢?

  防爛賬,先要簽份好合同

  不少中小企業(yè)老板迷戀口頭的“一諾千金”,甚至以“我們之間不用簽合同”來炫耀他與客戶關(guān)系很好,好像簽合同還顯得“見外”,致使許多重要的合作均無書面文件、而是存在于雙方心中的“君子協(xié)定”。

  其實(shí),很多糾紛產(chǎn)生,并不見得是哪一方作了“小人”,而是因?yàn)殡p方對(duì)交易的細(xì)節(jié)理解不同。一份口頭約定,雙方都以為各項(xiàng)條件已經(jīng)達(dá)成一致,但在實(shí)際履行中,往往發(fā)現(xiàn)雙方對(duì)細(xì)節(jié)的理解有出入。于是,理解上的差異,就成了糾紛的導(dǎo)火索。

  所以,將合作約定形成文字合同,在對(duì)合同文字斟字酌句的過程中,合作雙方達(dá)成書面理解的一致,對(duì)防止因理解不一致造成的糾紛非常重要。

  一份好的合同,除合同標(biāo)的、價(jià)款、履行期限(這幾項(xiàng)內(nèi)容一般不容易被忽視)外,必須注意以下細(xì)節(jié):

  (一)和誰簽合同,企業(yè)還是個(gè)人?

  合同的簽署者,是合同義務(wù)的承擔(dān)者。一般情況下,兩個(gè)企業(yè)簽訂的合同加蓋雙方的印鑒即可。企業(yè)公章、合同專用章及業(yè)務(wù)專用章可以作為合同使用的企業(yè)印鑒,企業(yè)部門章不能對(duì)外使用。是否具有經(jīng)辦人簽字、是否有公司法定代表人簽字,并不影響合同的法律效力。

  如果對(duì)方未加蓋企業(yè)印鑒,那必須要有該企業(yè)法定代表人的簽字。所謂的法定代表人,就是在工商局登記的、在法律上可以代表企業(yè)的人。法定代表人以企業(yè)名義簽署的合同或作出的承諾(無論是以口頭形式還是以書面形式),在法律意義上均必須履行,蓋不蓋公章均可。當(dāng)然,穩(wěn)妥起見,一份合同超好既有經(jīng)辦人或法定代表人的簽字,同時(shí)加蓋企業(yè)印鑒。

  (二)是不是把對(duì)方老板也捎上?

  中小企業(yè)大多是由企業(yè)老板(股東)直接控制經(jīng)營(yíng)的,他們并不了解股東個(gè)人財(cái)產(chǎn)與企業(yè)財(cái)產(chǎn)的區(qū)分,很多情況下,其個(gè)人財(cái)產(chǎn)與公司財(cái)產(chǎn)是混同的。但當(dāng)企業(yè)賬務(wù)積累到一定數(shù)目、而老板又不想買單的時(shí)候,他便拿企業(yè)是“有限責(zé)任公司”作擋箭牌,金蟬脫殼。公司可能資不抵賬,老板卻還能開名車、住別墅,生活悠哉。更有甚者,老板將企業(yè)“翻牌”,以企業(yè)原有財(cái)產(chǎn)、設(shè)備重新設(shè)立新公司來逃避賬務(wù)。

  為避免碰上這樣的“老賴”,可以考慮在合同中把企業(yè)的實(shí)際控制人——老板也捎上??梢栽诤贤屑s定:“買方的法定代表人"實(shí)際控制人"經(jīng)辦人以個(gè)人財(cái)產(chǎn)為合同項(xiàng)下買方義務(wù)提供擔(dān)保。”同時(shí),在合同尾部另立擔(dān)保人欄,供擔(dān)保人簽署。企業(yè)控制人在“擔(dān)保人”處簽署后,等于給賣家的貨款上了雙保險(xiǎn):企業(yè)不買單的,可以拿老板的家產(chǎn)抵賬。從買家的角度考慮,如果不是早有賴賬之心,那以其個(gè)人財(cái)產(chǎn)提供擔(dān)保對(duì)擔(dān)保人并無影響。

  (三)約定異議期限,過時(shí)不候?

  買方在付款時(shí)拖延或拒付,超常見的托辭有二:賣方交貨不及時(shí)、或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求。

  通常情況下,在合同履行過程中,賣方的交貨期、質(zhì)量如與合同約定有出入,買方可以拒收。如買方收貨,其行為已經(jīng)表示買方接受了賣方履行合約過程中的瑕疵(交貨期及質(zhì)量問題)。除非在交貨、收貨時(shí),雙方就此問題對(duì)結(jié)款數(shù)量和時(shí)間做出新的調(diào)整約定,否則買方應(yīng)如期付款。

  但是,《合同法》規(guī)定,雙方未就貨物質(zhì)量異議期限做出約定的,買方有權(quán)在合理的期間提出異議。這個(gè)“合理的”期間為多長(zhǎng)時(shí)間?一周還是半年?雙方往往各執(zhí)一辭。根據(jù)民法的規(guī)定,貨期不符、質(zhì)量不符,屬賣方違約,買方對(duì)賣方違約提出權(quán)利主張的時(shí)效為兩年!

  換言之,如果雙方在合同中未就貨物質(zhì)量異議期限做出約定的話,理論上,買方可以在兩年之內(nèi)拿貨期、質(zhì)量不符合來說事兒,拒付、少付或者索賠!法律支持這種“馬后炮”。

  為了防止買方收貨后又以貨期、質(zhì)量不符拖款,必須在合同中專門做出約定:“買方收取貨物后,對(duì)貨物質(zhì)量、交貨期限有異議的,應(yīng)在 天(比如說十天、十五天等)以書面形式通知買方,逾期未接到買方書面異議的,視為買方對(duì)賣方的履行瑕疵無異議。”

  (四)明確違約金和律師費(fèi),增加賴賬成本?

  許多企業(yè)簽訂的合同中都沒有約定違約金。在司法實(shí)踐中,合同中未約定違約金的,有的法院會(huì)應(yīng)賬權(quán)人的要求判令逾期付款者按萬分之二點(diǎn)一/日計(jì)付違約金。但有的法院則以合同無約定為由駁回賣家關(guān)于支付逾期付款違約金的訴訟請(qǐng)求。

  作為賣家,在合同中應(yīng)約定逾期付款違約金標(biāo)準(zhǔn)。目前,銀行貸款逾期款利息為萬分之二點(diǎn)一/日。合同中,可以約定逾期付款違約金高于銀行利息,比如說,1‰/日。有此約定,賴賬者每拖一天,將產(chǎn)生很高的財(cái)務(wù)費(fèi)用,否則對(duì)于賴帳者而言,欠款十天和欠款一年就沒有區(qū)別了。

  另外,還可在合同中約定:“違約方除承擔(dān)本合同約定的違約金外,另應(yīng)承擔(dān)守約方為主張權(quán)利而發(fā)生的一切費(fèi)用,前述費(fèi)用包括但不限于差旅費(fèi)、調(diào)查取證費(fèi)、律師費(fèi)、訴訟/仲裁費(fèi)?!庇写思s定,就不怕為主張權(quán)利而發(fā)生費(fèi)用了。一般情況下,法院會(huì)判令賴賬者承擔(dān)前述約定的實(shí)際發(fā)生的、合理的費(fèi)用。

  (五)、爭(zhēng)議解決方式,訴訟還是仲裁?

  除非雙方在合同中約定了采取仲裁方式解決爭(zhēng)議、并明確選定了仲裁機(jī)構(gòu),否則雙方發(fā)生爭(zhēng)議后,任何一方均可訴至法院。

  根據(jù)我國(guó)的訴訟法,訴訟兩審為終審,即一審判決做出后,任何一方不服一審判決結(jié)果的,可提出上訴啟動(dòng)二審程序。而仲裁,則是一裁終局,雙方均無上訴機(jī)會(huì)。

  訴訟,可能會(huì)給雙方一個(gè)更公平的結(jié)果。

  (六)爭(zhēng)議管轄地,主場(chǎng)還是客場(chǎng)?

  如以訴訟解決爭(zhēng)議的,則涉及管轄法院的選擇。雙方可以在合同中約定選擇買賣任何一方的住所地、合同履行地、合同簽訂地、標(biāo)的物所在地法院管轄。一般而言,勞師襲遠(yuǎn)為兵家大忌,大部分球隊(duì)在主場(chǎng)表現(xiàn)較好。所以,如果有可能,在合同中約定在自己的地盤訴訟解決爭(zhēng)議。

  防爛賬,日?!肮φn”很重要

  簽了一份好合同,并不能萬事大吉。在合同履行過程中,企業(yè)必須有完整的履行合同的紀(jì)錄,必須保留全部證據(jù)。對(duì)信譽(yù)不良的客戶,業(yè)務(wù)人員要加強(qiáng)信息搜集、密切跟蹤,及時(shí)判斷和處理問題。這些日?!肮φn”,對(duì)防范爛賬非常重要。

  (一)既服務(wù),也監(jiān)督

  業(yè)務(wù)人員,要加強(qiáng)與客戶的聯(lián)系。一方面,了解客戶的業(yè)務(wù)需求,及時(shí)做好服務(wù),對(duì)合同履行中出現(xiàn)的問題及時(shí)化解,保證合同有效履行;另一方面,密切注意客戶的經(jīng)營(yíng)情況,及時(shí)搜集和分析不良信息,防止客戶經(jīng)營(yíng)不善產(chǎn)生爛賬。

  同時(shí),詳細(xì)記錄與客戶業(yè)務(wù)往來中的重要事項(xiàng),凡涉及交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量方面的異議,絕不能圖省事搞糊涂帳,一定要當(dāng)時(shí)與客戶達(dá)成解決意見、超好形成書面文件。防止對(duì)方口頭答應(yīng)“沒事”,以后不認(rèn)賬、產(chǎn)生糾紛。萬一產(chǎn)生糾紛,業(yè)務(wù)人員作為企業(yè)經(jīng)手人,必須件件事說得清楚。

  (二)保留證據(jù)

  絕大部分應(yīng)收款,都可以通過對(duì)帳、催款的方式收回。對(duì)于難以自行清收的部分貨款,在清收過程中要注意保留證據(jù),為日后可能發(fā)生的法律行動(dòng)作準(zhǔn)備。

  首先,要保留對(duì)帳單原件。企業(yè)間對(duì)帳時(shí),很多時(shí)候是通過傳真或電子郵件進(jìn)行的。在訴訟催款中,合同、對(duì)帳單原件是證明貨款發(fā)生超重要、超直接的證據(jù)。如果一筆應(yīng)收款有可能形成呆、壞帳的,賣方應(yīng)時(shí)間和買方對(duì)帳并簽署對(duì)帳單,而且賣家應(yīng)執(zhí)對(duì)帳單原件。因?yàn)樵谠V訟中,復(fù)印件、傳真件的證據(jù)通常不能為法院,除非有其它關(guān)聯(lián)證據(jù)與之構(gòu)成證據(jù)鎖鏈。

  與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要和其它書面資料,均是重要證據(jù),平時(shí)都應(yīng)當(dāng)保留好。

  (三)有目的地補(bǔ)充取證

  對(duì)帳單原件與合同原件相印證,是賬權(quán)的充分針據(jù)。但是,有的存心賴賬的買家往往口頭承諾付款而不愿簽對(duì)帳單,證明欠款者缺乏還款的誠(chéng)意,此類應(yīng)收款應(yīng)引起賬權(quán)人的高度關(guān)注。在此種情況下,應(yīng)考慮錄制電話錄音作為證據(jù)。

  法院接受錄音證據(jù),除非該錄音是通過非法途徑取得。也就是說,對(duì)商業(yè)磋商、談判,均可不經(jīng)對(duì)方同意而錄音。因?yàn)樯虅?wù)磋商、談判一般而言不涉及秘密和個(gè)人陰私。

  錄制電話錄音時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

  1、錄取自撥號(hào)至掛機(jī)完整的談話內(nèi)容,以免有剪輯之嫌。

  2、要明確通話者的身份,否則,有可能被人認(rèn)為是個(gè)人行為。例如:“賣方:“你是XXX公司(買方)財(cái)務(wù)部XXX先生嗎?我是XX公司(賣方)財(cái)務(wù)部的XXX,想和你對(duì)一下至 年 月 日的貨款……”

  3、盡可能提及錄音錄制的時(shí)間,作為催款時(shí)間的證據(jù)。

  和書面文件相比,錄音材料易于被刪改、剪輯,法院一般不以一個(gè)單獨(dú)錄音來事實(shí)。所以,取得錄音后,還應(yīng)以合同送貨單(收貨單)等相關(guān)證據(jù)互相印證。

  收爛賬,法律是超好的武器

  古語有云:“逢訴必兇”。一個(gè)企業(yè),應(yīng)盡量避免訴訟事務(wù)。但是,一些市場(chǎng)參與者缺乏誠(chéng)信,采取法律行動(dòng)制裁賴賬、收回貨款,是企業(yè)維護(hù)自身利益的超后途徑。

  有人對(duì)“收帳公司”津津樂道,認(rèn)為收帳公司收款效率高。筆者上一期的專欄文章——《您的保護(hù)傘是什么顏色》對(duì)所謂的收帳公司與黑道人物已有述及。收帳公司做的是刀頭兒舔血的買賣,除非你的生意性質(zhì)與之相同,否則,敬鬼神而遠(yuǎn)之為上策。

  (一)用《律師函》催款

  采取法律行動(dòng)前,將合同、對(duì)帳單、送貨單等所有相關(guān)文件整理成冊(cè)移交給律師處理。同時(shí)要相關(guān)業(yè)務(wù)人員將合同簽訂、送貨、對(duì)帳、催款的過程及相關(guān)聯(lián)系人聯(lián)系方式作詳細(xì)文字描述,一并交給律師。律師收到文件后,一般先向賬務(wù)人發(fā)送《律師函》,此后再致電或上門催收。有些個(gè)案在此階段即可回款。

  (二)查封對(duì)方財(cái)產(chǎn)

  如《律師函》催收未果,律師在征得賬權(quán)人同意后便會(huì)啟動(dòng)訴訟(若合同約定以仲裁解決的,則申請(qǐng)仲裁)程序。為保證打贏官司后能收回貨款,一般應(yīng)申請(qǐng)?jiān)V訟保全,即申請(qǐng)法院查封、凍結(jié)、扣押賬務(wù)人的財(cái)產(chǎn),以利于將來勝訴判決后執(zhí)行。訴訟保全是向賬務(wù)人施壓的較好方式,如果能查封、凍結(jié)、扣押到賬務(wù)人銀行存款、物料、成品、房產(chǎn)等有價(jià)值財(cái)產(chǎn),賬務(wù)人往往不戰(zhàn)而降。

  原告如申請(qǐng)?jiān)V訟保全的,需向法院提供同等價(jià)值的財(cái)產(chǎn)擔(dān)保,現(xiàn)金、房產(chǎn)均可作擔(dān)保。原告無財(cái)產(chǎn)可供擔(dān)保的,亦可申請(qǐng)擔(dān)保公司擔(dān)保。

  (三)訴訟

  我國(guó)法律并不要求賬權(quán)人必須聘請(qǐng)律師代理訴訟,當(dāng)事人可自行出庭處理訴訟事宜。但是在法律實(shí)踐中,未受過法學(xué)教育又沒有足夠訴訟經(jīng)驗(yàn)的當(dāng)事人自行處理訴訟事宜時(shí),往往效果不佳,甚至有理不能勝訴。聘請(qǐng)代理律師,應(yīng)當(dāng)是明智的選擇。

  法院立案后,會(huì)將訴狀送達(dá)被告,給被告十五天答辯期及合理的舉證期限,然后開庭。為了配合法庭調(diào)查了解賬權(quán)人賬務(wù)發(fā)生的細(xì)節(jié),一般情況下,企業(yè)派員到庭配合律師為好。

  一審判決后,任何一方不服的,可提出上訴并繳納上訴費(fèi)。二審判決即為終審判決,當(dāng)事人即便不服亦不能再上訴。判決生效后,敗訴方未自動(dòng)履行的,勝訴方可向法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。法院一般通過扣劃敗訴方銀行存款、拍賣賬務(wù)人財(cái)產(chǎn)等方式強(qiáng)制執(zhí)行判決。在此階段,勝訴方如能向法院提供賬務(wù)人銀行帳號(hào),或能提供賬務(wù)人其它財(cái)產(chǎn)線索,會(huì)對(duì)執(zhí)行大有幫助。